Aan de slag als ceremoniemeester: een kijkje achter de schermen

Als weddingplanner regel ik alles wat er bij een bruiloft komt kijken: van de uitnodigingen en de locatie, tot aan de bloemen en de bedankjes achteraf. Er zijn ook stellen die een deel van hun bruiloft zelf regelen en mij inhuren als ceremoniemeester. Afgelopen zomer was ik bijvoorbeeld ceremoniemeester bij een prachtige bruiloft op Vlieland. In deze blog geef ik jullie een kijkje behind the scenes.

It’s all about the details!

Na een enthousiast kennismakingsgesprek met het verloofde stel Willem Jan en Marijke vorig jaar december, ging ik voor ze aan de slag. Een super mooie klus om mee te helpen met een bruiloft op Vlieland! Een aantal maanden voor hun bruiloft kwamen we samen op het eiland. We nemen alle details van de dag door; van de planning en de aankleding tot het vervoer en alle andere benodigdheden. Na de detailbespreking ga ik aan de slag met het draaiboek.

Check en dubbelcheck

Voorafgaand aan de grote dag heb ik veel contact met het bruidspaar. Bijvoorbeeld over het draaiboek, wijzigingen in de planning en over de afspraken met alle leveranciers. Een dag tevoren check ik nog een aantal zaken; zijn de bloemen goed aangekomen? Is de taart er al of komt deze morgen met de eerste boot mee? En is het ontbijt geregeld voor het bruidspaar?

De grote dag

De dag van de bruiloft is aangebroken. Met verschillende locaties, gasten die aankomen met de boot en het weer waar we rekening mee moeten houden, is er genoeg werk aan de winkel!

9.00 uur – Ik check vast de geluidsinstallatie die we nodig hebben bij de ceremonie. Het is een draagbare installatie, want Willem Jan en Marijke trouwen ’s middags op het strand. Het werkt niet direct zoals het moet, maar na wat aanpassingen in de bestandstypes van de muziek is dat weer opgelost. Daarna controleer ik of alle spullen er zijn en ik neem het draaiboek nog een keertje door.

11.00 uur – Een deel van de gasten is gister al gearriveerd, de overige gasten halen we van de boot op. Ook Rosanne Stikvoort van I am Weddingplanner arriveert, om mij te ondersteunen deze dag. Gezamenlijk gaan we naar het hotel waar alle gasten zullen overnachten. Daarna verzamelen we voor de lunch en doe ik een aantal praktische mededelingen, bijvoorbeeld over de cadeaus, kaartjes voor de bus en de overnachting in het hotel.

12.45 uur – Het bruidspaar heeft zich omgekleed: tijd voor de first look. Ik check snel nog een paar dingen. Heeft de bruidegom zijn corsage op en heeft hij het bruidsboeket mee? Zijn alle spullen voor de fotoshoot mee? We zorgen ervoor dat het bruidspaar elkaar op het juiste moment ziet; een heel bijzonder moment om bij te mogen zijn!

13.00 uur – Terwijl het bruidspaar op de foto gaat, vertrekken Rosanne en ik naar de plek waar ’s avonds het diner plaatsvindt. Hier storten we ons op de aankleding van de ruimte en stem ik de laatste dingen af met de restaurantmanager. Bijvoorbeeld over de dieetwensen en allergieën van de gasten. We spreken af dat ik bel als we op weg zijn naar het restaurant, zodat alles klaarstaat als we aankomen.

Prins Weddingplanner Vlieland
Fotografie: AV Fotoreportages

14.45 uur – Bij het hotel verzamelt iedereen om gezamenlijk naar de plek van de trouwceremonie te gaan. Op Vlieland rijden bijna geen auto’s, dus het is een hele klus om alle gasten steeds van A naar B te vervoeren. We vertrekken naar het Posthuys waar de Vliehors Expres klaarstaat om ons naar een verlaten stuk strand bij een drenkelingenhuisje te brengen. De rit met de Vliehors Expres is al een hele belevenis! Wat een prachtig uitzicht onderweg over het strand.

15.50 uur – Snel uitladen, alle spullen klaarzetten op het strand (dit kon van tevoren niet, want het stuk strand is niet op een andere manier te bereiken) en het bruidspaar begeleiden naar het drenkelingenhuisje. Rosanne zorgt ervoor dat het bruidspaar op het juiste moment hun entree maakt voor de trouwceremonie. Ondertussen vul ik op een afgelegen plek alvast de bakjes met bloemblaadjes (voor het strooien na de ceremonie) en ik zet de taart klaar.

16.30 uur – Na de ceremonie is het tijd voor de toast! Omdat er op het strand geen horecagelegenheid is, schenken wij de meegebrachte champagne in en verdelen we (na het aansnijden door het bruidspaar) de taart. Na een fotomoment gaan we weer terug voor het diner!

18.00 uur – Dinner time! Alle gasten krijgen een cocktail bij aankomst, daarna kunnen ze aan tafel. Voor de kinderen is er volop entertainment; zij kunnen knutselen en doen na het eten nog een leuke speurtocht door het dorp! Ik overleg nog snel of we iets nodig hebben voor de speeches. Zodra alles goed loopt, hebben we samen met de fotograaf tijd om een hapje te eten in de ruimte ernaast.

21.00 uur – Na het diner gaat het bruidspaar op de foto bij zonsondergang en volgt een afsluitende borrel in de bar van het hotel. Ik zet de enveloppendoos klaar en leg de usb-stick neer met alle verzoeknummers van het bruidspaar. Na een laatste check voor de taxi’s is het tijd om te gaan. Moe, maar erg voldaan duik ik het hotelbed in. Het was een mooie dag!

Prins Weddingplanner Vlieland
Fotografie: AV Fotoreportages